【明日から即使える】仕事効率化アップの方法9選

仕事を始めたけど、はかどらず困っている。。

効率を上げる方法を知りたい。

こんな問題を解決します。

私は元々仕事が速い方ではありませんでした。

しかし、以前ブラック企業に勤めていた経験が私を変えました。

仕事を効率化して、業務スピードを上げないと、リアルに家に帰ることができなかったからです(笑)

結果、ひたすら自分なりに改善を行い当初よりかなりスピードをアップさせることができました。)

当時は死ぬほどしんどかったですが、今となってはその経験が役に立っています。

今は転職して別会社にいますが、仕事のスピードという観点で言うとかなり早い方です。

ちなみに転職のやり方はこちらをどうぞ。

【経験者が語る】転職活動を3ヶ月で成功させるやり方
今の仕事が自分に合わないし、転職したいけどどうやってしたらいいかよくわからない。 こんな悩みにお答えします。 ...

この記事では、明日から即使える効率化アップの方法9選をご紹介させていただきます。

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明日から即使える!仕事の効率化アップの方法9選

①やることは全てスケジューラーに入力

やるべき仕事は、全てメールのスケジューラー機能などにぶちこんでください。

そのことによって、やるべき仕事を覚える必要がなくなるからです。

例え頭の中で忘れてしまってもスケジューラーを見れば、忘れることはありません。

そうすることで、「仕事を忘れないように覚える」ということに脳を使うことなく、常に今その瞬間に取り組んでいることに100%の力を使うことができます。

私は仕事が入ったらすぐにスケジューラーに入力し、入力したらその仕事を一旦頭から離します。

スケジューラーは時間単位で入力できるようになっていると思うので、その日の優先度が高い順に入力しおけばいいでしょう。

例えば、

・〇〇商事のプレゼン資料作成

・〇〇部長にアポイントを取る

・〇〇さんに〇〇キャンペーンの件メールを送る

・〇〇株式会社訪問(15;:00アポ)

こんな感じです。

入力作業も10秒もあれば十分です。

②3分以内で終わることは先にやる

3分以内で終わる仕事は、もし優先順位が低くても先に片づけてください。

理由は先ほども書きましたが、速攻で終わらせることで仕事を片付けるまで覚えていなければならないという作業を省けるからです。

仕事の手離れを早くすることで、その仕事から解放されることができます。

例えば3分以内で返せるメール返信という仕事があったとします。

その場で返せばその瞬間その仕事から解放されます。

しかし3時間後に返す場合は、

①またそのメールを開く

②内容を思い出す

③メールを打つ

この3ステップを再び繰り返さなければいけません。

①、②は最初に開いたときに既に行っているので、また繰り返すと時間の無駄ですよね。

わずかな時間かもしれませんが、塵も積もれば山となります。

なので、3分以内で終わる仕事は、最初に出会った時にそのまま片づけてしまいましょう。

③他人の力が必要な物は先にやる

やるべき仕事が複数ある場合、自分だけでなく他人の力を借りなければならない仕事は、先に取り組むべきです。

他人の力を借りなければならない仕事とは、典型的な例を挙げると上司の検印が必要なものです。

そういったものは自分がいくら頑張っても、上司が印鑑を押してくれないと完結しません。

理由はなるべく早く上司に提出して、印鑑を貰うべきだからです。

いつも席にいて提出した瞬間に印鑑を押してくれる上司なら別です。

しかし大概の場合上司は

・忙しい

・会議に入っている

・外出している

こんな理由で、自分が提出したのに印鑑を押してくれたのは半日後だった。

みたいなことはありませんか。

もし、あと30分早く提出していたらその場で押してくれたのかもしれません。

このように自分以外の人が絡む仕事は、その人のスケジュールもあるので、思ったように進まない可能性が高いです。

なので先に片づけ、相手方に提出して印鑑を待っている間にその他の仕事を並行して取り組むようにしましょう。

④探す手間を減らす環境を作る

あの仕事の手順どうやるんだったっけ?

以前マニュアルを見たけど、もうどこにあるかわからないから探さなきゃ。

面倒くさいなー。

こんなことよくありませんか。

毎日やることならともかく、久しぶりにやることはやり方を忘れてしまいがちですよね。

そんな時のために一度見たマニュアル等の資料は、「今後も使う機会があるな」と思ったら予め自分専用の「マニュアルフォルダ」を作成しておき、その場で保存しましょう。

あとで一から探すより、断然仕事がはかどります。

ちなみサラリーマンは、なんの価値も生まない探すという作業に「年間150時間」も費やしているそうです。

マニュアルフォルダを作成しておけば、その時間が半分の75時間になるかもしれません。

その時点で、他の社員より年間75時間も余裕ができるんです。

⑤一つの仕事ごとに終わる時間を決める

仕事に取り掛かったら、終わる目標時間を決めることが大切です。

目安は、少し急いだら終わらせることができるぐらいのレベルが良いです。

目標の時間を決めることで、ダラダラと仕事をすることを防ぐことができます。

この仕事は10:15までにやろう。

といったように必ず終わりの時間を決めるようにしてください。

⑥似た内容のメール返信は過去のモノを使い回す

これは超具体的な仕事の例になりますが、取引先や社内の人に似通った内容のメールを送ることはありませんか。

その時は、イチからメールを作るのではなく、必ず以前利用したものを利用するようにしてください。

宛先、タイトル、メールの本文を少し手直しするだけであっという間にメールが完成するので、かなりの時間短縮になります。

例えばOutlookのメールだと、

①送信済メールから似通ったメールを選択

②返信ボタンを押す

③宛先、タイトル、本文を修正

こんな流れですぐにメールが作れます。

ただこのやり方だと修正をきちんとしないと、相手方に過去メールを引用したことがばれてしまうので、必ず送る前に間違いないかチェックして送ることをオススメします。

⑦手戻りを無くして1回で終わらせる

どの仕事にも言えることですが、仕事は一回で終わらせるように意識しましょう。

自分の手違いでまた仕事が手元に戻ってきた場合、自分自身も時間を取られるし、仕事の進行も遅れてしまいます。

例えば上司に申請書を出す場合は、間違いないか2、3度必ず見直す癖をつけるようにすればいいでしょう。

同じ仕事を

・見直しをせずに15分で終わらせ、手戻りが発生した場合

・見直しをして20分で終わらせ、手戻りが発生しなかった場合

上記の2パターンを比較した場合、後者の方が仕事の効率が断然良いです。

チェックする上司が不備を発見するのは、1時間後、3時間後、もしかしたら半日後か

もしれません。

たった5分のチェックを怠っただけで、それだけあなたの仕事は遅れてしまうんです。

⑧会社のルール、不明点の問い合わせ先を正確に覚える

会社の業務ルールや、わからない時に誰に何を問い合わせるべきかということは、できるだけ早めに覚えておきましょう。

ルールや問い合わせ先が明確だと、客先からの問い合わせにたいして自信を持ってスピーディーに答えるとができるからです。

もしその場でわからなかったとしても、問い合わせ先が明確であればすぐに確認することができます。

・〇〇について詳しいことはAさん

・〇〇はBさん

といったように項目ごとのスペシャリストを覚えておきましょう。

また一度問い合わせしたことは、また同じ質問をしないようにメモを取るなどしておくことも非常に大切です。

⑨エクセルのショートカットキーは使う

エクセルのショートカットキーは便利なので、必ず利用してください。

利用している人、していない人だとかなりの差が出ます。

恥ずかしながら、私もコピーのショートカットキーを覚えたのは25歳の頃でした。

今から考えると、よくあんな状態で仕事ができていたなーと思います(笑)

よく利用するモノは限られていますので、例として私がよく使うものをご紹介しておきます。

作業内容                            ショートカットキー

コピー                                「Ctrl」 +「 C」

切り取り                            「Ctrl」 +「 V」

別画面に移る                     「Alt」 +「Tab」

デスクトップに戻る           「Windowsマーク」+「D」

戻る                                   「Ctrl」 +「Z」

仕事が速くなると得られるメリット

早く帰れる

仕事が速くなれば、当然それだけ早く帰宅することができます。

早く帰ることができれば、以前より時間が増えたのと同じです。

増えた時間は、家族と一緒に過ごすも良し。

自己啓発に使うもよし。

副業に使うのも良しです。

上司の評価が上がる

業務スピードが上がれば、上司の評価を価値よりやすくなります。

特に今は働き方改革が重要視されており、ダラダラと残る社員は評価されずらい時代になっているからです。

また業務面で見ても、仕事をテキパキと片づける部下とダラダラと長時間やっている部下。

頼りがいがあるのはどちらか明白です。

取引先の信頼を勝ち取りやすくなる

仕事の効率化をすることで、取引先の信用も得やすくなります。

あなたが逆の立場で考えた場合、頼んだ仕事をすぐにしてくれて、メール返信も早い担当者だった場合、すごく頼りになりますよね。

スピーディーに仕事をしてあげることは、それだけで価値があることなんです。

(勿論正確さも持ち合わせないと意味がありませんが)

よろしければこちらも読んでみてください

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